En tant que bailleur, gérer une location immobilière implique une bonne connaissance des charges récupérables et non récupérables. Ces dernières représentent un volet important de la gestion locative et sont souvent source de confusion et de litiges entre propriétaires et locataires. Qu’est-ce que sont ces charges ? Comment les différencier ? Comment les calculer, les régulariser ou encore les intégrer dans le contrat de bail ? Nous répondons à toutes vos questions dans ce guide complet pour bailleurs avertis.
Définition et catégorisation des charges locatives : récupérables vs non récupérables
Les charges récupérables
Les charges récupérables auprès du locataire sont des dépenses limitativement énumérées par le décret du 26 août 1987. Parmi ces dépenses, nous retrouvons l’ascenseur, l’eau froide et chaude, l’entretien des parties communes ou encore les menues réparations locatives. Ces frais peuvent être refacturés au locataire et sont généralement versés sous forme de provisions.
Les charges non récupérables
Contrairement aux charges précédentes, les charges non récupérables ne peuvent pas être imputées au locataire. Elles englobent notamment la taxe d’habitation, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ainsi que les dépenses liées à l’usage exclusif du locataire. En somme, toutes dépenses qui ne figurent pas dans la liste des charges récupérables sont considérées comme non récupérables.
Après cette mise au point sur la différence entre charges récupérables et non récupérables, voyons comment se passe la régularisation de ces charges pour les bailleurs.
Procédure de régularisation des charges locatives pour les bailleurs
Périodicité de la régularisation
La loi impose une régularisation des charges au moins annuelle. Cela signifie que le propriétaire doit comparer chaque année les provisions demandées au locataire avec les dépenses effectivement engagées pendant l’année.
Réception du décompte définitif
La régularisation intervient dès réception du décompte définitif des charges de copropriété. Le bailleur a l’obligation d’informer le locataire et de lui remettre un décompte justificatif détaillé des charges.
Une fois cette procédure comprise, passons aux obligations qui incombent au bailleur concernant le calcul et la répartition des charges.
Calcul et répartition des charges : les obligations du propriétaire bailleur
Détermination du montant des provisions
Le montant des provisions sur charges est fixé en fonction des dépenses prévisibles. Il peut être ajusté chaque année à la hausse comme à la baisse pour correspondre aux dépenses réellement engagées.
Répartition des charges entre plusieurs locataires
Lorsqu’un bien immobilier est occupé par plusieurs locataires, le montant total des charges doit être réparti entre eux de manière équitable. Cette répartition peut se faire en fonction de la surface occupée par chaque locataire ou selon d’autres critères prévus dans le contrat de bail.
Mais que se passe-t-il si le bailleur oublie de régulariser les charges ou s’il y a un retard ?
Comment gérer l’oubli ou le retard dans la régularisation des charges ?
Droit à régularisation malgré l’oubli
Même en cas d’oubli, le bailleur a toujours le droit de régulariser les charges dues par le locataire. Toutefois, la loi lui impose un délai de prescription de trois ans pour effectuer cette régularisation.
Gestion du retard
En cas de retard dans la régularisation des charges, le bailleur peut demander au locataire de payer les sommes dues. Il est toutefois recommandé d’établir un échéancier afin d’éviter une situation conflictuelle.
Comme on peut le constater, la gestion des provisions sur charges est essentielle pour une bonne gestion locative.
Provisions sur charges : modalités et nécessité pour une gestion optimale
Pourquoi mettre en place des provisions sur charges ?
L’instauration des provisions sur charges permet à la fois au bailleur de couvrir ses dépenses courantes et au locataire d’étaler ses paiements sur l’année, évitant ainsi les mauvaises surprises lors de la régularisation annuelle.
Modalités des provisions sur charges
Les provisions sur charges sont généralement versées mensuellement par le locataire en même temps que le loyer. Le montant de ces provisions doit être clairement indiqué dans le contrat de bail.
La communication entre le bailleur et le locataire est aussi un facteur clé pour une bonne gestion des charges.
Communication aux locataires : justificatifs et transparence
Justification des charges récupérables
Pour chaque régularisation de charges, le bailleur doit fournir au locataire un justificatif détaillé reprenant l’ensemble des dépenses engagées. Ce document permet d’assurer une totale transparence et d’éviter les litiges.
Information en cas de variation
Si les charges varient significativement par rapport à l’année précédente, il est du devoir du bailleur d’en informer son locataire et d’expliquer cette variation.
Pour finir, voyons comment intégrer ces variations de charges dans le contrat de bail.
Modification du contrat de bail : intégrer les variations de charges
Rédaction d’un avenant au contrat
Si les charges augmentent ou diminuent sensiblement, il est possible de modifier le contrat de location en rédigeant un avenant. Cet avenant doit préciser les nouvelles modalités des provisions sur charges et doit être signé par toutes les parties prenantes.
Mise à jour annuelle du contrat
Il est également recommandé de mettre à jour annuellement le contrat de bail afin d’intégrer les variations des charges et d’ajuster le montant des provisions sur charges.
Pour résumer, la connaissance et la bonne gestion des charges locatives, qu’elles soient récupérables ou non, sont essentielles pour tout bailleur. Ces dépenses, dont les modalités peuvent sembler complexes, sont en réalité soumises à une réglementation précise qui favorise la transparence et l’équité entre propriétaire et locataire. Par ailleurs, une communication claire et régulière avec le locataire permet d’éviter bon nombre de litiges. Enfin, n’oubliez pas que chaque variation de charges doit être intégrée dans le contrat de bail via un avenant ou une mise à jour annuelle du contrat.
