Remplacer le syndic d’une copropriété ne se résume pas à choisir un nouveau prestataire. La procédure repose sur plusieurs étapes prévues par la loi du 10 juillet 1965, son décret d’application et la jurisprudence récente. La comparaison des contrats, l’inscription des résolutions à l’ordre du jour et le respect de la majorité applicable conditionnent la validité de la décision.
Comparer les contrats avant l’assemblée générale
Lorsqu’un conseil syndical existe, il doit préparer la mise en concurrence de plusieurs projets de contrats de syndic. Cette formalité vise à permettre une information complète de l’assemblée générale. Les offres doivent respecter le contrat type prévu par l’article 18-1-A de la loi de 1965 et être accompagnées de la fiche d’information correspondante.
« En vue de l’information de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel […] le conseil syndical met en concurrence plusieurs projets de contrats de syndic. »
Article 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965
Le conseil syndical et les copropriétaires qui le souhaitent peuvent participer à cette phase préparatoire. La mise en concurrence sert ensuite de base aux débats et aux votes en assemblée générale.
Un vote soumis à une majorité précise
Le changement de syndic doit être décidé par l’assemblée générale. Le vote intervient d’abord à la majorité de tous les copropriétaires. Si cette majorité n’est pas atteinte, un second vote peut être organisé selon les conditions prévues par les règles de la copropriété. Le respect de cette séquence est déterminant : une désignation adoptée au terme d’un vote irrégulier peut être contestée et annulée.
- les projets de contrats doivent être présentés avant l’assemblée générale ;
- la résolution doit figurer à l’ordre du jour ;
- les candidatures doivent être soumises selon la majorité applicable ;
- le syndic sortant doit ensuite transmettre les documents, les archives et les fonds de la copropriété.
Le transfert du dossier après la désignation
Une fois le nouveau syndic désigné, le syndic sortant reste tenu d’organiser la transmission de la copropriété. Le dossier, les archives et les fonds ne peuvent pas être retenus au détriment du syndicat des copropriétaires. Le contenu de la procédure prévoit notamment un transfert du dossier sous quinze jours et la remise des fonds dans un délai d’un mois.
Les litiges récents portent notamment sur des votes où les candidatures concurrentes n’ont pas été soumises correctement aux copropriétaires. D’autres contentieux concernent des transmissions incomplètes. Le syndic sortant qui ne remet pas les archives peut faire l’objet d’une injonction assortie d’une astreinte.
Les principaux points de vigilance
Pour sécuriser la décision, la copropriété doit donc vérifier la préparation de la mise en concurrence, le contenu de l’ordre du jour et la majorité utilisée lors du scrutin. La transmission des pièces et des sommes détenues pour le compte du syndicat constitue la dernière étape du changement de syndic.
